¿Cómo funcionan los relojes biométricos para el manejo de tiempo y asistencia?

Las soluciones biométricas para el manejo de la asistencia de los empleados, al igual que relojes de huellas dactilares, están en auge por muchas razones. Estos dispositivos de cronometraje ayudan a administrar/controlar el acceso de los empleados, eliminar el registro fraudulento de asistencia, mejorar la seguridad y hacer que el registro de entrada y salida sea más rápido y eficiente que cualquier otro sistema de control de asistencia.

Los relojes biométricos son herramientas efectivas para rastrear y administrar con precisión las entradas y salidas de los trabajadores que cobran por hora, utilizando sensores de huellas dactilares u otros análisis de características biológicas para autentican los datos. Los sistemas de reloj biométrico funcionan midiendo algún aspecto único de un empleado (como el patrón de su iris o reconocimiento facial) y usando esas medidas confirma la identidad del empleado. Igualmente, la identificación biométrica de huellas dactilares proporciona un nivel adicional de seguridad a los métodos de verificación tradicionales, como el uso de un PIN o una credencial de identificación de empleado.

Con solo presionar un dedo, un empleado puede confirmar su identidad, registrarse para trabajar y abrir la puerta. Su empresa puede configurar los relojes biométricos para permitir que solo ciertos empleados entren en ciertas áreas. Este tipo de solución es ideal para empresas que valoran la eficiencia y garantiza que sus empleados estén en el lugar correcto en el momento correcto.

Es fácil que los empleados abusen de los relojes tradicionales, ya sea intencionalmente o por error. Los relojes biométricos evitan el "ponche de amigos" (donde un empleado usa el PIN o la tarjeta de identificación de otro empleado para registrar su entrada cuando en realidad no está trabajando) al requerir que cualquier empleado sea autenticado físicamente por el sistema del reloj registrador.

La tecnología biométrica puede mantener a sus clientes fuera de los espacios designados para los empleados, rastrear el movimiento de los empleados e incluso prevenir el allanamiento y el robo. Si bien una llave de bloqueo, un código de acceso o una tarjeta de seguridad pueden ser robados o mal utilizados, los relojes biométricos no. El uso de dispositivos biométricos graba la información por lo que sabrá exactamente quién está usando cualquier dispositivo, en cualquier momento que se use.

Los sistemas biométricos de tiempo y asistencia mejoran enormemente la eficiencia de los empleados en comparación con los relojes ponchadores tradicionales. Estos sistemas son fáciles de configurar, fáciles de usar para sus empleados y gerentes, y le ahorran tiempo y dinero a su negocio. Los relojes biométricos funcionan mejor cuando están integrados a una solución de tiempo y asistencia para minimizar los errores de los empleados y aumentar la eficiencia individual. Dado que los sistemas biométricos son confiables y fáciles de usar, sus empleados ahorrarán tiempo al marcar la entrada y la salida y podrán concentrarse más en su trabajo.

Desde el momento en que alguien mira una oferta de empleo hasta el momento en que deja la empresa, todo lo que aprende, hace, ve y siente contribuye a su experiencia de empleado. Para que una organización domine el manejo de la Experiencia del Empleado debe escuchar a su gente en cada etapa del ciclo de vida, identificar lo que más les importa y crear experiencias personalizadas.

Porque la experiencia del empleado es fundamental para el rendimiento empresarial. Mantener una excelente experiencia del cliente, mejorar los productos y construir una marca sólida y de buena reputación requiere la ayuda de sus empleados. En última instancia, son sus experiencias (positivas y negativas) las que impactarán en cuán duro trabajan, cuánto colaboran o si invierten en mejorar el rendimiento operacional.

El cambio a un enfoque más holístico de la experiencia de los empleados ha sido impulsado por una serie de factores, que incluyen las redes sociales, los cambios demográficos y las condiciones económicas más volátiles.

Quieren más oportunidades para expresar su opinión y las empresas necesitan comprender a profundidad a un grupo que siente, piensa y se comporta de manera diferente a las generaciones anteriores.

Ahora hay menos candidatos para más trabajos y las experiencias y recomendaciones de empleados son una de las maneras de diferenciarse como patrono.

La digitalización, la disrupción y otras fuerzas económicas están provocando que las empresas se reduzcan y se expandan a un ritmo más rápido. Esto las obliga a comprender el impacto que tienen estos cambios en los empleados. Y como los cambios son más frecuentes, ya no basta con una encuesta anual.

Los empleados ahora esperan ser tratados como una persona única, tal como lo son cuando interactúan con las principales marcas de consumo.

La posibilidad de que las críticas negativas se vuelvan virales ha provocado una expectativa de mayor transparencia con los consumidores pero también con los empleados. Las empresas que lo hacen han encontrado que es una herramienta para proteger su reputación, la de sus marcas y lograr que sus empleados sean sus mejores promotores.

Al centrarse en los comportamientos de los empleados y mejorar sus experiencias, las marcas líderes en el mundo han descubierto que existen efectos colaterales: no solo en las métricas tradicionales de recursos humanos, como la rotación y las tasas de ausentismo, sino también en la experiencia del cliente y la rentabilidad general.

Por: Wilfredo Cosme-Ortiz, Presidente RENOVA Solutions, Corp.

Aunque tradicionalmente el tema de seguridad se ha relacionado con Tecnología de Información (TI), la función de Recursos Humanos también debe tener incidencia en este ámbito teniendo en cuenta que manejan información sensitiva y personal que incluye entre otros datos el nombre, dirección y seguro social de empleados y suplidores.

Por eso, especialmente en un momento en el que el trabajo remoto se ha convertido en algo masivo y las ataques contra sistemas de información se han incrementado significativamente, los profesionales de Recursos Humanos deben poner el foco en la seguridad y asegurar que las plataformas que utilizan cuentan con funcionalidades robustas. Compartimos a continuación algunas consideraciones importantes para reducir las vulnerabilidades y manejar datos con mayor seguridad.

La seguridad de sistemas es uno de los aspectos más importantes en la gestión de la empresa moderna, con deberes y responsabilidades que se extienden a todos sus niveles. El “sistema nervioso central” de cualquier organización depende no solo de tecnología segura, sino también de las cualidades y habilidades de las personas encargadas de administrarlas y operarlas. Estos desafíos no pueden ser ignorados por los profesionales de Recursos Humanos, ya que desempeñan un papel crítico para garantizar que la empresa esté preparada para gestionar los riesgos operativos y financieros asociados a las vulnerabilidades de seguridad.

Al proporcionar servicios de movilidad a los empleados mediante celulares y tabletas corporativas se debe incrementar la seguridad con mecanismos de control de acceso y autenticación que sean robustos. Estos deben incluir la sincronización con los directorios de usuario de la organización y encriptación de los datos en tránsito almacenados en la memoria de cada dispositivo.

Este es uno de los aspectos más críticos al evaluar cualquier plataforma. Busque que la redundancia tenga puntos de recuperación en varios lugares para evitar que si ocurre un desastre en uno de los puntos usted pueda recuperar los datos de otro. Cuente con resguardo en tiempo real, este le dará la capacidad de recuperar sus datos hasta minutos antes de la interrupción del servicio. Asegúrese de contar con monitoreo 24/7 para identificar uso atípico, intentos de ataques o fallas.

La aproximación de la tecnología y de RR.HH. trae nuevos desafíos con cada lanzamiento. Las impresiones digitales, de voz y oculares como métodos de confirmación de identidad predominantes para la autentificación es un ejemplo de las novedades en las que la experiencia del usuario resulta fundamental, ya que permite conquistarlos y promover su adhesión.

Usted no necesita saber todo sobre seguridad de sistemas, pero es importante que sea un “usuario inteligente” de TI. Esto significa hacer su parte para proteger datos y sistemas.

Los errores de seguridad afectan a las empresas de todos los sectores, industrias y tamaños, por eso es fundamental tomar acciones proactivas que ayuden al cumplimiento y continuidad de la operación del negocio. Si los profesionales de RR.HH son conscientes de dicha importancia acaban convirtiéndose en un eslabón fuerte dentro de esta cadena, contribuyendo a que todo el ecosistema funcione de manera sólida y eficiente.

Por: Wilfredo Cosme-Ortiz, presidente RENOVA Solutions

Con el trabajo remoto convirtiéndose en la norma, y la creciente conciencia de la importancia de la salud mental, se están dando muchos cambios en el lugar de trabajo. A continuación, las 4 principales tendencias en el manejo de tiempo y asistencia y cómo cada una podría mejorar el compromiso de tus empleados.

Los patronos han aprendido que la retención de empleados ya no se trata solo de salarios y beneficios. Como resultado, muchos se centran ahora en lograr un mayor compromiso de los empleados al incluir:

• Programas de bienestar.
• Opciones de trabajo flexibles a largo plazo.
• Elementos de gamificación en el manejo de ejecutoria.
• Compromiso con la diversidad y la inclusión.

• La IA ayudará a automatizar las tareas rutinarias que consumen mucho tiempo, como la entrada de datos. Al liberar a los empleados de tareas repetitivas y tediosas, su satisfacción laboral aumentará naturalmente. Esto a su vez puede incrementar la productividad hasta en un 40%, pues cuando los empleados se sienten satisfechos, su salud se impacta positivamente y se reducen las ausencias por enfermedad.

• Ya no es suficiente con un programa de ayuda al empleado. Se espera que se incluyan ofertas de servicios de salud mental en línea o teleconsulta
• Ya estamos viendo medidas para evitar el desgaste, tales como:

• El trabajo remoto forzó a los gerenciales a supervisar por entrega de resultados y producción, en lugar de horas trabajadas y supervisión física.
• A través de las soluciones de tiempo y asistencia que miden las horas de trabajo, sabemos que la productividad mejoró cuando se trabajó desde casa, ya que los empleados asumieron un 50% más de tareas por elección. Esto se relaciona directamente con el concepto de compromiso de los empleados, ya que es menos probable que un empleado comprometido se preocupe por la cantidad de horas que trabajó, sino por la calidad de su trabajo.
• Sin embargo, las empresas utilizarán las mismas soluciones de tiempo y asistencia para velar por los empleados e identificar aquellos en riesgo de trabajar en exceso y así evitar el desgaste o burnout.

El uso de múltiples canales ayuda a atraer más talento durante el proceso de reclutamiento. El análisis de datos permite identificar las calificaciones de los empleados potenciales por cada canal y los canales más efectivos en términos de costos vs. resultados.

Mediante el análisis de datos se rastrea la comunicación con candidatos y se identifican las áreas que causan retrasos en el proceso de contratación. La eficiencia del proceso de reclutamiento ayuda a atraer talento altamente calificado a largo plazo.

Los empleados en su primer año de empleo pueden brindar comentarios perspicaces sobre cuán satisfechos están con su experiencia laboral en general. La evaluación de métricas de satisfacción laboral permite ajustar procesos y aumentar la retención.

Seguramente alguna vez habrás escuchado de un empleado la frase “me siento como un número”, para referirse a un trato impersonal dentro del entorno de trabajo. Lo cierto es que utilizando HR Analytics los números nos pueden ayudar a mejorar la forma de relacionarnos dentro de las empresas, lo cual suele conllevar a una mayor productividad.

Dependiendo de la dimensión de lo organización, diariamente se generan miles de datos cuantitativos y cualitativos. En muchas ocasiones no son utilizados, simplemente se pierden o en el mejor de los casos, nos limitamos a almacenarlos, lo que supone sufrir del llamado síndrome de Diógenes digital. Es decir, que nos lleva a acumular cada vez más una cantidad monumental de basura digital, sin sentido alguno. Si no sabemos analizar la información y hacer que “los datos hablen”, la simple recopilación no sirve para nada. Es más, puede ser contraproducente y hacer que nos ahoguemos en un mar de datos.

A pesar de la simpleza del concepto Big Data, muchos profesionales, emprendedores y pequeños empresarios piensan que “esto no es para mí”. Sin embargo, el análisis de información y el Big Data son los grandes aliados de cualquier organización. Las herramientas diseñadas para llevar a cabo análisis de datos ofrecen a las unidades de recursos humanos la capacidad de tomar decisiones más inteligentes y precisas para medir e identificar la gestión de "puntos ciegos".

Respondiendo a las tendencias del mercado, en Puerto Rico hay soluciones como RENOVA Analytics, diseñada para proveer mayor eficiencia a las empresas. Esta herramienta contiene más de cincuenta (50) análisis vinculados a nómina, recursos humanos y tiempo y asistencia. Además, da al usuario la posibilidad de crear cuantos análisis requiera, así como reportes a la medida (ad hoc reports)”.

En el contexto de recursos humanos, este creciente nivel de análisis da a las organizaciones una ventaja competitiva y pone a disposición de los líderes de recursos humanos un volumen de información sin precedentes para poder fundamentar sus decisiones y ganar mayor credibilidad.