Store Management System, LLC es el propietario-operador de cinco Supermercados Econo, con tiendas en Humacao, Comerío, Naranjito, Barranquitas y Naguabo. La empresa inició operaciones con un supermercado en Caguas en 1987 y, después de tres décadas, cuenta con alrededor de 730 empleados.
OBJETIVOS:
- Integrar el sistema de nómina a otras soluciones existentes.
- Ofrecer visibilidad de la información de nómina y beneficios con reportes flexibles que permitan una gestión eficiente de los recursos.
- Aumentar la flexibilidad de la gestión de datos y cambios en tiempo real.
SOLUCIONES:
RENOVA Nómina
RENOVA Tiempo y Asistencia
RENOVA Autoservicio para empleados
RENOVA Móvil
LOS RESULTADOS:
- Máximo control de las operaciones y procesos de RRHH.
- Reducción de las necesidades de formación gracias a su diseño intuitivo y a la facilidad de uso de la plataforma.
- Mejora del proceso de evaluación en ambos extremos: dirección y empleados.
- Aumento de los niveles de confianza de los usuarios con pantallas de correcciones de fichaje sencillas.
- Acceso a todas las funcionalidades necesarias a precios razonables.
- Flexibilidad para aprobar la nómina y realizar otras tareas de forma remota.
El reto
Pertenecer a una de las cadenas de supermercados líderes en Puerto Rico con cinco tiendas es un excelente logro empresarial. Supone un reto inmenso que los fundadores Juan Agosto- Aponte y Efigenio Rivera nunca imaginaron cuando adquirieron su primer supermercado. Su consejero delegado, Juan Carlos Agosto, es quien ha afrontado los retos vinculados al crecimiento de la compañía desde que asumió el cargo en 2011.
Establecer una estructura de gestión más sólida e integrar todas las operaciones de las tiendas han sido los proyectos que, hasta ahora, han requerido toda su atención. Agosto resume las razones para hacer de la integración uno de sus proyectos esenciales al declarar que "el impacto de tener un sistema no integrado afecta las medidas de productividad y rendimiento, causando un efecto perjudicial en nuestra operación. Necesito tener todos los datos y métricas integrados para medir la eficiencia y verla en mi cuenta de resultados".
Necesidades del negocio
Cuando el 50% de los costos están relacionados con el personal, se debe contar con soluciones que permitan acceder a los datos de forma organizada, y cuya integración con otras plataformas de negocio sea transparente.
En busca de soluciones, Store Management System probó varias opciones e incluso desarrolló su plataforma, pero funcionó durante dos años de manera limitada. Uno de sus mayores desafíos fue el cambio de horario cuando un empleado comenzó a trabajar en el turno de noche y se fue por la mañana. "Esta intersección de horarios arruinó los informes de productividad. No podíamos permitirnos el lujo de tener una falta de coordinación dentro de las funciones de recursos humanos; necesitábamos que la información ingresara a través de un solo punto y fluyera desde el empleo hasta el tiempo y la asistencia, la nómina y todas las demás funciones sin duplicaciones ni cálculos incorrectos. Necesitábamos soluciones y personal de apoyo con la flexibilidad de poder entender las necesidades estratégicas del negocio, no solo su tecnología".
El proceso
"Desde la primera reunión, me demostraron que entendían nuestras necesidades y urgencias. Tienen un proceso de implementación simple y estructurado, y su equipo de expertos lo convirtió en un proceso fluido y sin estrés". Otra ventaja señalada por Cruz es que el proceso de implementación no fue una distracción de las operaciones normales.
Impacto empresarial
Algunas de las características que se obtienen a través de estas soluciones incluyen un único punto de entrada de datos, un repositorio de transacciones de alta disponibilidad, acceso a un portal web para los empleados y acceso a través de dispositivos móviles o teléfonos inteligentes.