Desde su fundación en octubre de 1978, la Cooperativa Rafael Carrión Jr. ha sido una entidad cerrada y legalmente independiente que ofrece alternativas financieras a los empleados regulares y jubilados de Popular, Inc. y sus subsidiarias.
Es una de las 100 cooperativas de ahorro y crédito aseguradas y reguladas por la Corporación Pública para Supervisión y Seguro de Cooperativas de Puerto Rico (COSSEC), una agencia gubernamental que garantiza la integridad y fortaleza financiera de las cooperativas de ahorro y crédito de Puerto Rico.
OBJETIVOS:
- Integrar el sistema de nómina a otras soluciones existentes.
- Ofrecer visibilidad de la información de nómina y beneficios con reportes flexibles que permitan una gestión eficiente de los recursos.
- Aumentar la flexibilidad de la gestión de datos y cambios en tiempo real.
LOS RESULTADOS:
- Máximo control de las operaciones y procesos de RRHH.
- Reducción de las necesidades de formación gracias a su diseño intuitivo y a la facilidad de uso de la plataforma.
- Mejora del proceso de evaluación en ambos extremos: dirección y empleados.
- Aumento de los niveles de confianza de los usuarios con pantallas de correcciones de fichaje sencillas.
- Acceso a todas las funcionalidades necesarias a precios razonables.
- Flexibilidad para aprobar la nómina y realizar otras tareas de forma remota.
El reto
A pesar de ser una entidad separada de Popular desde su fundación, la Cooperativa recibió ciertos beneficios de Popular, lo que produjo ahorros en gastos operativos. Estos ahorros se convirtieron en ganancias operativas adicionales que se dividieron como dividendos entre sus miembros.
En noviembre de 2018, la gerencia decidió implementar algunos cambios para garantizar el cumplimiento fiel de las mejores prácticas de la industria. Esta decisión implicó que la Cooperativa asumiera los gastos totales y la operación de ciertas funciones y procesos previamente apoyados por los empleados de Popular.
Además, algunos de los empleados de la Cooperativa podrían decidir quedarse o ser transferidos al Popular. Eso dejó a José Cruz, presidente ejecutivo de la Cooperativa, con solo 10 empleados para gestionar la transición mientras brindaba servicios a los miembros, buscaba proveedores e implementaba cambios operativos en menos de 30 días.
Necesidades del negocio
Aparte del corto período de tiempo, las nuevas tareas operativas que deben ser administradas por el reducido personal de la Cooperativa incluyen el procesamiento de nóminas, el tiempo y la asistencia, y los servicios de recursos humanos.
En busca de soluciones, la Cooperativa Rafael Carrión Jr. desarrolló una Solicitud de Propuesta (RFP, por sus siglas en inglés) y se reunió con varios proveedores. RENOVA Solutions fue la única empresa que cumplió con el cronograma y las especificaciones de la RFP. "Mi principal preocupación era ser capaz de asumir todos estos nuevos procesos y capacitar a los empleados a tiempo. Uno de nuestros mayores retos fue asumir las funciones de recursos humanos y, al mismo tiempo, brindar los mismos servicios a nuestros miembros", explicó Cruz.
El proceso
"Desde la primera reunión, me demostraron que entendían nuestras necesidades y urgencias. Tienen un proceso de implementación simple y estructurado, y su equipo de expertos lo convirtió en un proceso fluido y sin estrés". Otra ventaja señalada por Cruz es que el proceso de implementación no fue una distracción de las operaciones normales.
Impacto empresarial
Algunas de las características que se obtienen a través de estas soluciones incluyen un único punto de entrada de datos, un repositorio de transacciones de alta disponibilidad, acceso a un portal web para los empleados y acceso a través de dispositivos móviles o teléfonos inteligentes.